Kỹ năng viết và sử dụng email vô cùng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết

Chuyên mục: Chuyện ngoài phố

Bài viết này là dựa vào kinh nghiệm làm việc thực tế của tôi qua nhiều năm và nhiều văn hóa các công ty khác nhau. Tôi hoàn toàn không phải là giảng viên các lớp kỹ năng mềm. Tuy nhiên do thấy khá nhiều bạn trẻ, nhất là sinh viên mới ra trường không biết cách viết email. Tôi cũng đã đọc phải khá nhiều email của các bạn làm việc một vài năm kinh nghiệm chuyên môn, thậm chí cả một số quản lý ở một số doanh nghiệp ( nhất là các startup và đơn vị sự nghiệp trong hệ thống Hành chính ).

Đây là bài chia sẻ theo quan điểm và kinh nghiệm cá nhân. Vì vậy, nếu bạn thấy hay thì bạn áp dụng. Nếu bạn cảm thấy chưa phù hợp với bạn thì bạn có thể Google, sẽ có khá nhiều kết quả cho bạn lựa chọn.

Nguyên tắc 1: luôn đặt câu hỏi cho bản thân mình và điền vào các ô thích hợp sau

- ai mình cần trao đổi trực tiếp thì "To" người đó.
- ai liên quan tới vấn đề cần trao đổi hoặc cần giám sát vấn đề nhưng ta không trao đổi trực tiếp với họ thì "CC" ( viết tắt của: Carbon Copy).
- ai cần biết về cuộc trao đổi nhưng ta không muốn những người còn lại biết thì "BCC" ( viết tắt của: Blind Carbon Copy).

* Lưu ý: do phần BCC ít sử dụng vì vậy đa số các trình duyệt email sẽ ẩn đi, vì vậy muốn BCC thì bạn cần chọn tùy theo phần mềm duyệt email bạn đang sử dụng.

ví dụ bạn dùng Outlook thì chọn vào nút CC

sau khi chọn thì bạn sẽ thấy ô BCC xuất hiện

email1

với gmail thì ở góc phải phía trên đã có sẵn

email2

Nguyên tắc 2: luôn cài đặt chữ ký và tên email

Như bạn thấy trong các hình phía trên, dù tôi dùng trên trình duyệt web hay trên phần mềm Outlook thì tôi luôn cài đặt chữ ký và tên email cẩn thận.

Nguyên tắc 3: Khi "To" cho nhiều người

Tôi có một quy ước mà tôi thấy rất nhiều người cũng sử dụng quy ước này khi gửi email cho nhiều người liên quan. Tất nhiên đã là người liên quan thì phải nhập địa chỉ email của họ vào ô "To" rồi. Đó là thêm vào phía trước dấu @

ví dụ: tôi cần trao đổi vấn đề với anh A và anh B thì tôi sẽ viết nội dung email như sau:

@Hi anh A,
Nội dung trao đổi với anh A...

@Hi anh B,
Nội dung trao đổi với anh B...

=> Việc này nhằm mục đích để người đọc email biết là đoạn nào trao đổi với anh A, đoạn nào tôi trao đổi với anh B.

Chứ tôi đọc nhiều email mà không biết họ đang nói mình hay nói những người còn lại :)

Nguyên tắc 4: file đính kèm

Mình gặp khá nhiều email tải cả ngày mới xong, Nhất là ai dùng 3G. Vì file đính kèm quá lớn

=> Đừng để dung lượng email của bạn > 5Mb. Với các file đính kèm có dung lượng lớn hoặc đính kèm nhiều file nhưng tổng dung lượng lớn thì tốt nhất bạn nên upload file lên công cụ lưu trữ và chia sẻ file trực tuyến, ví dụ như hosting website, Google Drive, Dropbox... sau đó copy link share file vào email.

Tuy nhiên chú ý: với các công cụ lưu trữ trực tuyến thì có nhiều quyền share file khác nhau nha, với các file quan trọng thì bạn nên chỉnh quyền share file thành riêng tư, và chỉ share cho những người bạn mời (tức là những người bạn gửi email ).

Nguyên tắc 5: có đầu có cuối

Email cũng là một loại văn bản vì vậy ngoài các vấn đề cần trả lời gấp thì bạn hãy cố gắng để nội dung email có đủ 3 thành phần đó là: Mở bài, thân bài và kết bài nhé.

Ví dụ một email tôi hay viết như sau:

Chào anh A,
Nội dung trao đổi...
Cảm ơn....

chữ ký email

Nguyên tắc 6: Tùy cơ ứng biến

Bạn phải chú ý khi viết email với người lớn tuổi, cấp trên thì cách hành văn phải khác với đồng nghiệp và bạn bè, cấp dưới nhé...

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài chia sẻ và hi vọng giúp ích được cho bạn.

Bạn có thể tìm trên Google để có thêm nhiều tham khảo khác, ngay trên báo Tuổi Trẻ cũng có một loạt bài về kỹ năng sử dụng email nhé.

Tạo email cho danh nghiệp (email theo tên miền) miễn phí >>

Khởi nghiệp tinh hiệu quả >>

NVL